使う人が迷わない項目をそろえる
カードの単位は一つの業務にします。「商談メモからフォローメールを作る」のように、完成させる作業をタイトルにすると、自分の仕事で使えるか判断しやすくなります。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 対象の業務 | 誰が、いつ、何を作るか |
| 利用環境 | 会社が承認したAIと利用方法 |
| 入力の条件 | 必要な情報と入力してはいけない情報 |
| 作業手順 | 準備、入力、出力後の確認と修正 |
| プロンプト | 本文と差し替える欄 |
| 人の確認点 | 照合する事項と最終確認者 |
| 管理する人と日付 | 作成者、確認者、更新担当者、更新日 |
商談後のメールをカードにする
架空の営業業務で、商談メモからお礼と次の対応をまとめたメールの下書きを作るとします。顧客名と未公開の条件を除いたメモで試し、氏名などは確認後に業務環境で差し込みます。
手順の記載例
- メモから話した内容と合意した次の対応を取り出す。
- 会社が承認したAIに、入力可能な内容だけを渡す。
- 下書きの事実と約束を元のメモに照らして確認する。
- 必要な宛名を差し込み、担当者が送信先を確認する。
「確認する」だけでは内容が曖昧です。「資料にない約束を加えていないか」「次の予定が合意済みか」まで書くと、別の社員も使いやすくなります。
差し替える欄を分かるようにする
次の例は架空のメモで試すためのプロンプトです。実際の仕事に使う前に、社内の入力ルールと確認方法に合わせて直してください。
商談メモをもとに、フォローメールの下書きを作成してください。
構成
1. お礼
2. 話した内容の要点
3. 合意済みの次の対応
条件
メモにない事実、約束、期限は加えないでください。
不明な点は「要確認」としてください。
宛名は［宛名］のまま残してください。
商談メモ
［入力を認められた商談メモを差し込む］差し込み欄には何を入れるか、その情報はAIへ渡してよいかをカード側にも記載します。同じ条件で使えるようにしておくと、担当者の記憶に頼らずに進められます。
部署と業務で探せるようにする
カードには部署と業務分類を付けます。「営業／メール作成」「総務／問い合わせ対応」のように、仕事の言葉で整理してください。タイトルにも完成させる作業を入れます。
確認した版と修正中の版は区別します。カードのURLを社内で共有し、更新するときは担当者と変更内容を記録します。古い手順を使い続けないため、現行版を見つけやすくしておきます。
別の社員が使った結果で直す
手順を作った人が使えたら、同じ仕事をする別の社員にも試してもらいます。途中で迷った項目、追加で必要だった説明、成果物の手直しを記録してください。
再利用した回数と作業・修正時間も残すと、よく使われる手順と見直すべき手順を判断できます。AIツールや社内書式が変わった場合も、更新担当者が確認してから現行版を差し替えます。
AMANEZUKUでは、この業務カードの記録、承認、検索、再利用の結果を扱うSaaSを開発しています。
